CONDITIONS GENERALES DE VENTE
La Ferme ! - Règlement général et technique d’occupation de la cour
Article 1 - Occupation
L'occupation de la cour est liée à la location d'une des salles de l'espace culturel, et a fait l'objet d'une demande lors
de la réservation de la salle. Celle-ci peut être privatisée uniquement en accord avec l'équipe en charge des
locations de salle. En aucun cas l'occupation de la cour ne peut perturber le bon déroulement des manifestations
culturelles propres à La Ferme ! ou d'un autre événement ayant lieu dans une des autres salles. Chaque occupation
doit faire l'objet d'un examen et être validé par l’équipe en charge des locations de salle.
Le non respect des décisions fera l'objet d'une retenue sur caution et La Ferme ! se réserve le droit d'interdire
l'accès à la cour.
Article 2 - Réservation et contrat
Les réservations s'effectuent uniquement via le formulaire repris sur le site www.laferme.be/louer-la-ferme , et font
l'objet d'options dont la confirmation se concrétisera par la signature préalable d'un contrat ainsi que le versement
d'une caution. Le contrat mentionnera les coordonnées de(s) la personne(s) responsable(s) vis-à-vis de l'ASBL pour
l'exécution financière. Toute réservation téléphonique ou verbale non confirmée par un écrit ou un e-mail, dans les
15 jours de l'inscription provisoire, pourra être annulée et la date attribuée à un autre organisateur.
Aucune occupation de la Cour de la Ferme ! ne pourra avoir lieu sans avoir été autorisée au préalable par le
responsable des locations.
Article 3 - Tarification
La tarif de base de location de la cour correspond à une utilisation strictement cernée en durée et prestations
techniques telle que mentionnée au contrat. Les prestations supplémentaires qui se révéleraient nécessaires feront
l'objet d'une facturation complémentaire, éventuellement prélevée sur la caution.
Article 4 - Annulation
Sauf cas de force majeure au sens habituel de la jurisprudence (événement imprévisible et inévitable rendant
impossible l'exécution de l'obligation, dont crise sanitaire liée à l'épidémie de COVID-19), toute annulation de
réservation est à signaler à l'ASBL au moins 60 jours avant la date de la manifestation projetée pour un événement
d’une journée et de 90 jours pour un événement de plus d’une journée. Passé ce délai, une indemnité de 50 % sera
due et prélevée en partie sur la caution. En cas d'annulation dans les 15 jours précédant la manifestation,
l'indemnité atteindra 75% du prix total HTVA de la location (c'est-à-dire la salle et les options choisies par le
locataire).
Dans tous les cas, des frais de dossier de 100€ pour la Grange et 50€ pour les Ecuries seront facturés en cas d'annulation (hors cas de force majeure).
Article 5 - Usage des locaux et équipements
Les locataires sont tenus de veiller à ce que la cour et les équipements mis à leur disposition ne subissent aucune
dégradation. Tout usage inadéquat de la cour ou détérioration fera l'objet d'une facturation correspondant au
préjudice et sera éventuellement prélevée sur la caution. Le chapiteau ne peut être utilisé sans réservation
préalable. L'électricité (prise 63A) est non incluse dans la location de la cour, celle-ci doit faire l'objet d'une
demande et doit être validée par l'équipe location.
Article 6 - Durée de l'occupation & Tranquillité publique
La durée de l'occupation sera déterminée par le contrat et validée en amont de l’activité par le responsable des
locations de salle. Les heures de début et de fin d'occupation doivent être scrupuleusement respectées. L'accès à la
salle se fait via la porte de service grâce à un code à 6 chiffres limité dans le temps en fonction de la durée de
location préalablement définie. La procédure d'accès aux Ecuries est détaillée dans l'abécédaire qui a été envoyé
avec le règlement.
Aucun accès ou livraison n'est possible en dehors de la période de location définie par le contrat.
La Ferme du Biéreau, par son personnel, se réserve le droit de mettre fin à l'activité et même d'imposer la
fermeture du site en cas de non respect du planning.
En cas de non respect des horaires, la Ferme du Biéreau se réserve le droit de ne plus louer la salle à l’organisateur
et d’éventuellement annuler toutes autres dates planifiées par la suite pour la même organisation.
Lors de locations en soirée, le site doit impérativement être remis en état et évacué (aussi bien par le public que
par les organisateurs) avant 2h00 du matin. Par ailleurs, toute nuisance sonore est interdite après 1h00 du matin,
comme le stipule l'Article 36 du Règlement Général de Police Administrative de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-
Neuve.
Les locataires sont tenus de veiller au respect des normes concernant le calme et la tranquillité publique. Toute
personne est tenue de respecter le règlement général de police d'Ottignes-Louvain-la-Neuve à ce sujet, et
spécialement son article 84 concernant les tapages et rédigé comme suit :
Article 84 : Tapages
§1. Sans préjudice des dispositions légales, décrétales ou réglementaires aux pollutions par le bruit, sont interdits
tous bruits ou tapages diurnes causés sans nécessité légitime et qui troublent la tranquillité et la commodité des
habitants.
§2 Seront punis ceux qui se sont rendus coupables de bruits ou tapages nocturnes de nature à troubler la
tranquillité des habitants. Toute infraction à ces dispositions est passible d'une amende administrative de 60€ à
250€.
Le règlement général de police est consultable à cette adresse :
https://www.police.be/5275/sites/5275/files/attachments/RGPA%2027052014.pdf
Article 7 - Modalités de payement
Les modalités de payement sont mentionnées au contrat et (ou) la facture communiquée au locataire. Les
modalités suivantes sont en général d'application :
- La confirmation de toute réservation implique le versement au compte BE42 0015 9819 6854 de la caution prévue
au contrat.
- A défaut du versement effectif dans les 10 jours de la signature, l'ASBL pourra annuler la réservation.
- La caution sera restituée dans les 15 jours ouvrables suivant la manifestation, sous déduction des frais non couverts par la
location.
- Le montant de la location sera versé au même compte, au plus tard 15 jours avant la manifestation ou à la date
d'échéance indiquée sur la déclaration de créance. En cas de non paiement de la facture dans les délais, la Ferme
du Biéreau pourra annuler la location. Dans ce cas, une indemnité de 75% du montant de la location restera due à
la Ferme du Biéreau.
Article 8 - Droits d'auteur
Tout locataire doit se conformer aux dispositions légales en vigueur, notamment en matière de droits d'auteurs
(s'adresser au bureau de perception de la SABAM (chaussée de Tirlemont, 75 à 5030 Gembloux), en matière de
droit à l'image et de rémunérations équitables. La Ferme du Biéreau n'est pas en charge des démarches et du
respect de ces dispositions légales, et ne pourra donc pas être tenue responsable en cas de non-respect de celles-
ci.
Article 9 - Assurances et responsabilité
Le locataire est tenu de contracter une assurance « RC Organisateur - Dommages aux locaux » couvrant les
activités qu’il organise dans les locaux mis à sa disposition. Il produira une attestation de paiement de la prime y
afférente avant ladite occupation. Si cette attestation n'est pas fournie par le locataire, la Ferme du Biéreau ne
pourra pas en être tenue responsable et se réserve le droit de ne pas autoriser le locataire à occuper les locaux.
La Ferme ne pourra en aucun cas être tenue responsable de la perte, du vol, ou des dommages causés aux biens du
locataire durant la période de location.
Article 10 - Les interdits
La liste suivante reprend les principaux interdits lors de l'occupation de la cour et qui demandent une lecture
attentive de votre part:
- BBQ, Brasero, feu ;
- Feux d'artifices ;
- déversement d'huile ou autre dans les canivaux et plantations ;
- Peinture ;
- Craie: S'il y a utilisation de craie, le locataire est dans l'obligation de nettoyer celle-ci afin de rendre la cour dans
l'état qu'il l'a reçue ;
- Friteuse sans protection au sol ;
- Installation des équipements sans le respect du plan et des consignes du personnel de l'espace culturel ;
- Manutention : ne rien laisser trainer au sol.
Dans le cas de non respect, le locataire s'expose à une retenue sur la caution s'élèvant de 80€ HTVA à 500€ HTVA
selon le préjudice.
Article 11 - Promotion et billetterie
La location des espaces de la Ferme du Biéreau n'implique en aucun cas la prise en charge de la promotion de
l'activité et la gestion de la billetterie par notre équipe.
Lors de la mise en place de partenariats, veillez à signaler spécifiquement le nom de votre organisation et non celui
de la Ferme du Biéreau.
Lors de vos activités, il est primordial de préciser le nom de la salle dans laquelle votre événement a lieu
(Voussettes et/ou Faîtière) et pas uniquement La Ferme du Biéreau. Tout dérangement d'une autre activité se
déroulant dans une autre salle au même moment pourra être puni d'une amende de 150€ TTC (hors champs TVA).
Si vos partenaires vous demandent de mettre des totems, demandez-leur de vous les fournir car vous ne pourrez
pas utiliser ceux de la Ferme du Biéreau. Par ailleurs, nous ne stockerons pas vos totems donc n'oubliez pas de les
récupérer en fin de location.
En aucun cas les logo, site Internet ou numéro de téléphone de la Ferme du Biéreau ne peuvent figurer sur vos
affiches ou être mentionnés dans votre promotion.
L'affichage sauvage dans la ville de Louvain-la-Neuve pour la promotion de votre événement est interdit. Si vous souhaitez placer des affiches en ville, prenez contact avec la Gestion Centre Ville / service "Réseau d'affichage" (www.gcvolln.be).
Article 12 - Nettoyage
La cour doit être remis en parfait état après la location.
La Ferme se réserve le droit de facturer 200€ de nettoyage si celle-ci n'est pas rendue en l'état.
Article 13 - Sécurité
La Ferme du Biéreau est équipée d'un dispositif de vidéosurveillance. En cas de litige, les autorités compétentes
sont susceptibles de vérifier les images. Le locataire ne peut, en aucun cas, toucher, occulter ou débrancher le
système sous peine d'amende de 200€ TTC (hors champs TVA) (toutes caméras confondues).
L'implantation doit toujours être validée par la direction technique afin de respecter les régles de sécurité et
d'incendie.
Aucun chapiteau ne pourra être coller au façade, ils devront toujours être à 1m de celle-ci minimum. Les chapiteaux
et tonnelles doivent être lestés.
L'utilisation de gaz doit toujours être validé préalablement par la direction technique.
Le locataire se charge de prévoir les moyens d'extinction adapté à leur activité.
Article 14 - Salles et configurations
La capacité de la cour est de maximum 600 personnes. La jauge doit être évaluer par le responsable technique de
la Ferme en fonction de l'évènement et de l'implantation de celui-ci.
L'implantation doit toujours permettre l'entrée d'un camion de pompier dans la cour pour accéder à l'ensemble des
salles.
Article 15 - Procédure en cas d’incendie et/ou d’évacuation du site
Le locataire veillera à évacuer le public vers la place polyvalente et la scavée du Biéreau. Il informera
immédiatement le numéro d'urgence de la Ferme.
La Ferme du Biéreau - Règlement général et technique d’occupation des salles : Grange et Fenil
Article 1 - Destination culturelle
Les locaux de la Ferme du Biéreau (Grange, Fenil) sont destinés à des manifestations culturelles, et en particulier à
caractère musical. Sont en principe exclues les manifestations publiques ou privées exclusivement festives. Chaque
cas particulier pourra cependant faire l'objet d'un examen de l’équipe en charge des locations de salle.
Article 2 - Réservation et Contrat
Les réservations font l'objet d'options dont la confirmation se concrétisera par la signature préalable d'un contrat et
le versement d'une caution. Le contrat mentionnera les coordonnées de(s) la personne(s) responsable(s) vis-à-vis
de l'ASBL, tant pour la mise en place technique que l'exécution financière. Toute réservation téléphonique ou
verbale non confirmée par un écrit ou mail, dans les 15 jours de l'inscription provisoire, pourra être annulée et la
date attribuée à un autre organisateur.
Article 3 - Tarification
La tarif de base de location des salles correspond à une utilisation strictement cernée en durée et prestations
techniques, telle que mentionnée au contrat. Les prestations supplémentaires qui se révéleraient nécessaires feront
l'objet d'une facturation complémentaire, éventuellement prélevée sur la caution.
Article 4 - Annulation
Sauf cas de force majeure, au sens habituel de la jurisprudence (événement imprévisible et inévitable rendant
impossible l'exécution de l'obligation, dont crise sanitaire liée à l'épidémie de COVID-19), toute annulation de
réservation est à signaler à l'ASBL au moins 60 jours avant la date de la manifestation projetée pour un événement
d’une journée et de 90 jours pour un événement de plus d’une journée. Hors ce délai, une indemnité de 50 % sera
due et prélevée en partie sur la caution. En cas d'annulation dans les 15 jours précédant la manifestation,
l'indemnité atteindra 75% du prix de la location.
Dans tous les cas, des frais de dossier de 100€ pour la Grange et 50€ pour les Ecuries seront facturés en cas d'annulation (hors cas de force majeure).
Article 5 - Usage des locaux et équipements
Les locataires sont tenus de veiller à ce que les locaux et équipements mis à leur disposition ne subissent aucune
dégradation. Tout usage inadéquat des locaux ou détérioration fera l'objet d'une facturation correspondant au
préjudice, et ce montant sera éventuellement prélevé sur la caution.
Article 6 - Tranquillité publique :
Les locataires sont tenus de veiller au respect des normes concernant le calme et la tranquillité publique. Toute
personne est tenue de respecter le règlement général de police d'Ottignes-Louvain-la-Neuve à ce sujet, et
spécialement son article 51 concernant les tapages et rédigé comme suit :
Article 51: Tapages
§1. Sans préjudice des dispositions légales, décrétales ou réglementaires aux pollutions par le bruit, sont interdits
tous bruits ou tapages diurnes causés sans nécessité légitime et qui troublent la tranquillité et la commodité des
habitants.
§2 Seront punis ceux qui se sont rendus coupables de bruits ou tapages nocturnes de nature à troubler la
tranquillité des habitants .Toute infraction à ces dispositions est passible d'une amende administrative de 60€ à
250€.
Le règlement général de police est consultable à cette adresse :
https://www.police.be/5275/sites/5275/files/attachments/RGPA%2027052014.pdf
Article 7 - Modalités de payement
Les modalités de payement sont mentionnées au contrat et (ou) la facture communiquée au locataire. Les
modalités suivantes sont en général d'application :
- La confirmation de toute réservation implique le versement au compte BE42 0015 9819 6854 de la caution prévue
au contrat.
- A défaut du versement effectif dans les 10 jours de la signature, l'ASBL pourra annuler la réservation
- La caution sera restituée dans les 10 jours suivant la manifestation, sous déduction des frais non couverts par la
location.
- Le montant de la location sera versé au même compte, au plus tard 15 jours avant la manifestation ou à la date
d'échéance indiquée sur la déclaration de créance. En cas de non paiement de la facture dans les délais, la Ferme
du Biéreau pourra annuler la location. Dans ce cas, une indemnité de 75% du montant de la location restera due à
la Ferme du Biéreau.
Article 8 - Droits d'auteur
Tout locataire doit se conformer aux dispositions légales en vigueur, notamment en matière de droits d'auteur
(s'adresser au bureau de perception de la SABAM (chaussée de Tirlemont, 75 à 5030 Gembloux) en matière de droit
à l'image et de rémunérations équitables. La Ferme du Biéreau n'est pas en charge des démarches et du respect de
ces dispositions légales, et ne pourra donc pas être tenue responsable en cas de non-respect de celles-ci.
Article 9 - Assurances et responsabilité
Le locataire est tenu de contracter une assurance « RC Organisateur - Dommages aux locaux » couvrant les
activités qu’il organise dans les locaux mis à sa disposition. Il produira une attestation de paiement de la prime y
afférente avant ladite occupation. Si cette attestation n'est pas fournie par le locataire, la Ferme du Biéreau ne
pourra pas en être tenue responsable et se réserve le droit de ne pas autoriser le locataire à occuper les locaux.
La Ferme du Biéreau ne pourra en aucun cas être tenue responsable de la perte, du vol, ou des dommages causés
aux biens du locataire durant la période de location.
Article 10 - Durée de l'occupation
L’horaire de l’activité sera déterminé et validé en amont de l’activité par le responsable des locations de salle. Les
heures de fin de concert, de fermeture des différents espaces, de fermeture du bar et de fermeture du bâtiment
planifiées avec le responsable des locations de salles doivent être scrupuleusement respectées.
La Ferme du Biéreau, par son personnel, se réserve le droit de mettre fin au concert, imposer la fermeture du bar et
même du site en cas de non respect du planning.
NB : La salle est disponible à la location pour une période de 10h, aucun accès ou livraison n'est possible avant
l'ouverture de la salle.
Lors de locations en soirée, le site doit impérativement être remis en état et évacué (aussi bien par le public que
par les organisateurs) avant 1h du matin maximum.
En cas de dépassement d’horaire, une amende de 150€ sera réclamée par demi-heure entamée, le montant dû sera
prélevé sur la caution.
En cas de non respect de horaires, la Ferme du Biéreau se réserve le droit de ne plus louer la salle à l’organisateur
et d’éventuellement annuler toutes autres dates planifiées par la suite pour la même organisation.
Article 11 - Les interdits
La liste suivante reprend les principaux interdits qui se retrouvent de manière complète dans l’abécédaire de la
salle ainsi que dans la fiche traiteur qui vous sont remis lors de devis et qui demandent une lecture attentive de
votre part :
- Utilisation de feu sur scène et de bougies dans tout le bâtiment.
- Suspension aérienne au grill ou à la charpente.
- Utilisation de vis, clous, punaises et agrafes.
- Fumer (cigarette électronique incluse) dans tout le bâtiment (y compris les sanitaires, les loges, et le foyer).
- Nourriture dans la grange (sauf configurations validées par le responsable des locations de salles en amont de
l’activité).
- Cuisiner dans tout le bâtiment.
- Verres en verre dans la grange.
- Service dans des bouteilles en verre sur l’ensemble du site.
- Nourritures « salissantes» dans le foyer (Burgers...).
- Manipulation de la machinerie de spectacle sans autorisation spéciale.
- Dépassement des capacités d'accueil des salles.
- Installation des chaises sans le respect du plan et des consignes du personnel de la salle.
- Les animaux sont interdits dans tout le bâtiment, à l'exception des animaux d'assistance. Merci d'évacuer dans les
plus brefs délais les animaux présents dans les infrastructures et en cas de besoin les propriétaires récalcitrants. Le
propriétaire d'un animal d'assistance devra être en possession du Passeport Chien d'assistance, et le présenter à
l'équipe de la Ferme ! sur demande.
Article 12 - Gestion des fumeurs
Le locataire est tenu au respect des dispositions suivantes :
- Il est strictement interdit de fumer à l'intérieur des locaux qu'il s'agisse de soirée publique ou privée.
- Les occupants sont tenus d'utiliser le cendrier prévu à l'extérieur des locaux afin d'y recueillir les mégots.
- Le locataire s'engage à faire respecter l'interdiction de fumer à l'intérieur des bâtiments. Si la situation n'est pas
maîtrisée par l'organisateur de l'événement, le personnel de l'espace culturel se réserve le droit d'allumer la salle
en spectacle et éventuellement d'en interrompre le déroulement.
- L’ensemble des dispositions sur l’interdiction de fumer s’applique aussi aux cigarettes électroniques.
En cas de non respect de cet article, une amende de 200€ TTC (Hors champs TVA) sera réclamée.
Article 13 - Nettoyage
Les organisateurs sont tenus de procéder à la remise en ordre et au balayage de la (des) salle(s) occupée(s) et de
ses annexes. Les taches causées par des boissons ou aliments devront être nettoyées à l'eau claire. Ces obligations
s'étendent aussi au maintien en bon état de propreté des sanitaires situés au sous-sol et des loges.
Au cas où il serait constaté que les remises en ordre et balayages précités n'ont pas été correctement effectués,
une somme fixée par l' ASBL sera retenue sur la caution.
Article 14 - Mobiliers, matériel technique
Les locataires sont tenus de veiller à ce que les locaux, le matériel, les instruments et le mobilier mis à leur
disposition ne subissent aucune dégradation.
Hormis les endroits prévus à cet effet, aucun affichage ne peut être fait sur les murs par collage, punaises ou
autres. Tout mobilier ou équipement abîmé, cassé, ou manquant, sera facturé à sa valeur catalogue au locataire.
Sauf location autorisée, il est strictement interdit d'utiliser le piano ou de le déplacer pour quelque raison que ce
soit. Le matériel technique prévu pour l’activité dans le cadre du contrat ne peut pas être manipulé ou déplacé sans
la présence de l’équipe technique de la Ferme du Biéreau.
Article 15 - Salles et configurations
Les capacités d'accueil des salles ont été établies par les services incendies responsables de la zone.
Pour des raisons de sécurité, il sera interdit d'accepter plus de personnes.
En cas d'accident dont l'origine se situe notamment dans le dépassement de la capacité admise, la responsabilité
en incombera à l'organisateur.
La Grange :
Cette salle a une capacité d'accueil de 392 personnes assises, 512 debout.
Dans le cas d’une formule mixte (assis/debout) l’organisateur acceptera le plan de chaises imposé par le personnel
de la Ferme du Biéreau. Les chaises devant toujours être accrochées ensemble et placées de manière à ne pas
gêner les issues de secours et la circulation du public.
Quel que soit le nombre de chaises placé lorsque la salle est en formule mixte, la capacité d’accueil est de 392
personnes. Dans le cadre d’une formule évènementielle avec la mise en place de mange-debout par exemple, la
capacité d’accueil est limitée à 300 personnes et peut être diminué si l’encombrement est important.
Il appartient au responsable des locations de salle de déterminer le nombre de personnes autorisées dans la salle
en amont de l’activité.
La Grange est équipée de 392 chaises qui doivent être disposées fidèlement au plan prévu.
Le Fenil (Salle André Vekemans) :
Cette salle a une capacité d'accueil de 100 personnes et est équipée de 100 chaises de spectacle.
La configuration de la salle devra être validée en amont par le responsable des locations de salle. Le personnel de la
Ferme du Biéreau se réserve le droit d’imposer tout changement de configuration si celui-ci pense que les
conditions optimales de sécurité ne sont pas atteintes.
Cour :
L'occupation de la Cour, la mise en place de Chapiteau (même loué par la Ferme) est la responsabilité de
l'organisateur (contrôle pompier, gestion des flux, éclairage de secours...). La responsabilité de la Ferme ne peut en
aucun cas être mise en cause en cas d'incident.
Article 16 - Procédure en cas d’incendie et/ou d’évacuation du site
Comme prescrit dans l’A.R. du 28/03/2014 la Ferme du Biéreau dispose d’un service d’incendie interne avec des
procédures claires en cas d’incendie et évacuation.
A l’ouverture du bâtiment, un membre du personnel vous expliquera notre procédure en cas d’évacuation ou
d’incendie. Il identifiera avec vous les sorties de secours de la salle ainsi que le point de rassemblement.
Il vous sera demandé de désigner 3 personnes chargées d’apporter leur support en cas d’évacuation.
Ces trois personnes devront être des personnes ayant un poste situé dans le foyer ou dans une des salles afin de
pouvoir réagir rapidement en cas d’évacuation.
En cas d’alerte ou du déclenchement de l’alarme incendie, il est demandé à l’organisateur de prévenir avec calme
et diligence le personnel de la Ferme du Biéreau qui mettra en route la procédure afin de voir si l’incident nécessite
une évacuation.
Le régisseur (référent) de la Ferme ce jour-là est le seul habilité à déclencher une évacuation et s’occupera de la
coordination de celle-ci.
En cas de besoin, c’est lui qui contactera les services de secours et qui mettra en route notre plan interne
d’urgence. Les évacuateurs désignés par l’organisateur évacueront le personnel, les visiteurs, le public et les sous-
traitants vers la sortie ou sortie de secours la plus proche et veilleront à le rassurer.
On indiquera un point de rassemblement (voir plan d’intervention) afin de pouvoir faire un bilan « médical » de
chaque personne impliquée (blessure, intoxication, charge émotionnelle).
En cas de demande de secours externe, une personne sera désignée par le coordinateur pour aller accueillir les
secours à l’entrée « pompier » la plus proche et la plus accessible de l’intervention.
Articles 17 - Sécurité
L'organisateur devra estimer si son activité et le public visé imposent la présence d'un service d'ordre/sécurité sur
place. Dans certains cas les responsables de la Ferme du Biéreau pourront l'imposer. Ce service restera aux frais de
l'organisateur, et non de la Ferme !
L’ensemble des accès au bâtiment devront être contrôlés par des bénévoles ou professionnels en fonction de la
fonctionnalité de l’accès.
L'installation de matériel ou de décors par une équipe extérieure à la Ferme devra se faire de manière
professionnelle et selon les normes de sécurité en vigueur.
Pour le travail en hauteur, les travailleurs devront porter des équipements de sécurité adaptés.
Toutes installations temporaires dans la Cour devront être validées par le responsable des locations de salle en
amont des activités. L’implantation devra notamment être prévue afin de garantir un accès à l’ensemble des
bâtiments et installations par les pompiers.
Les installations devront répondre aux normes de sécurité en vigueur prévues pour celles-ci.
Les installations temporaires (foodtruck, cuisine de campagne) devront disposer de leurs propres moyens
d’extinction ainsi que des personnes formées à les utiliser.
Aucun branchement d'appareils électriques ne peut se faire sans la présence d’un membre de l’équipe de la Ferme
du Biéreau. Aucune modification (démontage de prises, etc...) aux installations existantes ne peut être effectuée.
Tout manquement au présent article pourra être sanctionné par une retenue sur la caution versée.
L’utilisation de plusieurs salles ou de la Cour n’augmente pas la jauge autorisée sur site qui est liée à la jauge
maximum de la Grange.
Article 18 - Promotion et billetterie
La location des espaces de la Ferme du Biéreau n'implique en aucun cas la prise en charge de la promotion de
l'activité par notre équipe.
Lors de la mise en place de partenariats, veillez à signaler spécifiquement le nom de votre organisation et non la
Ferme du Biéreau.
Si vos partenaires vous demandent de mettre des totems, demandez-leur de vous les fournir, car vous ne pourrez
pas utiliser ceux de la Ferme du Biéreau. Par ailleurs, nous ne stockerons pas vos totems donc n'oubliez pas de les
récupérer à la fin de la soirée.
En aucun cas le logo, site internet ou numéro de téléphone de la Ferme du Biéreau ne peuvent figurer sur vos
affiches ou être mentionnés dans votre promo.
L'affichage sauvage dans la ville de Louvain-la-Neuve pour la promotion de votre événement est interdit. Si vous souhaitez placer des affiches en ville, prenez contact avec la Gestion Centre Ville / service "Réseau d'affichage" (www.gcvolln.be).
Article 19 - Protocoles sanitaires
Le Locataire s'engage à respecter les protocoles sanitaires en vigueur au moment de la (des) date(s)
d'occupation(s) (par exemple, le port du masque obligatoire et/ou l'application du Covid Safe Ticket) et à les faire
respecter par ses invités/son public. En aucun cas, La Ferme du Biéreau ne pourra être tenue responsable à la place
du Locataire si ce dernier ne respecte pas les règles en application. Le Locataire s'engage, dès lors, à se tenir
informé des règles en vigueur via les sites https://www.info-coronavirus.be/fr et https://www.wallonie.be/fr
La Ferme ! - Règlement général et technique d’occupation des salles : Voussettes et Faîtière
Article 1 - Destination culturelle, publique ou privée
Les Ecuries de la Ferme du Biéreau sont destinées à des manifestations culturelles (à caractère musical, théâtral,
etc.), ou privées (célébrations de mariage, anniversaires, etc.). Chaque cas particulier pourra cependant faire l'objet
d'un examen de l’équipe en charge des locations de salle.
Article 2 - Réservation et contrat
Les réservations s'effectuent uniquement via le formulaire repris sur le site www.laferme.be/louer-la-ferme , et font
l'objet d'options dont la confirmation se concrétisera par la signature préalable d'un contrat ainsi que le versement
d'une caution. Le contrat mentionnera les coordonnées de(s) la personne(s) responsable(s) vis-à-vis de l'ASBL pour
l'exécution financière. Toute réservation téléphonique ou verbale non confirmée par un écrit ou un e-mail, dans les
15 jours de l'inscription provisoire, pourra être annulée et la date attribuée à un autre organisateur.
Aucune occupation de la Cour de la Ferme ! ne pourra avoir lieu sans avoir été autorisée au préalable par le
responsable des locations. Le locataire doit prendre connaissance du règlement de la Cour.
Article 3 - Tarification
La tarif de base de location des salles correspond à une utilisation strictement cernée en durée, telle que
mentionnée au contrat. Les prestations supplémentaires qui se révéleraient nécessaires feront l'objet d'une
facturation complémentaire, éventuellement prélevée sur la caution.
Article 4 - Annulation
Sauf cas de force majeure au sens habituel de la jurisprudence (événement imprévisible et inévitable rendant
impossible l'exécution de l'obligation, dont crise sanitaire liée à l'épidémie de COVID-19), toute annulation de
réservation est à signaler à l'ASBL au moins 60 jours avant la date de la manifestation projetée pour un événement
d’une journée et de 90 jours pour un événement de plus d’une journée. Passé ce délai, une indemnité de 50 % sera
due et prélevée en partie sur la caution. En cas d'annulation dans les 15 jours précédant la manifestation,
l'indemnité atteindra 75% du prix total HTVA de la location (c'est-à-dire la salle et les options choisies par le
locataire).
Dans tous les cas, des frais de dossier de 100€ pour la Grange et 50€ pour les Ecuries seront facturés en cas d'annulation (hors cas de force majeure).
Article 5 - Usage des locaux et équipements
Les locataires sont tenus de veiller à ce que les locaux, la cour (si validée par le responsable des locations) et les
équipements mis à leur disposition ne subissent aucune dégradation. A la sortie de la location, les locaux, la cour et
les équipements devront être remis dans le même état que celui dans lequel ils se trouvaient en début de location.
Tout usage inadéquat des locaux ou détérioration fera l'objet d'une facturation correspondant au préjudice et sera
en partie prélevée sur la caution.
Article 6 - Durée de l'occupation & accès à la salle
La durée de l'occupation sera déterminée par le contrat et validée en amont de l’activité par le responsable des
locations de salle. Les heures de début et de fin d'occupation doivent être scrupuleusement respectées. L'accès à la
salle se fait via la porte de service grâce à un code à 6 chiffres limité dans le temps en fonction de la durée de
location préalablement définie. La procédure d'accès aux Ecuries est détaillée dans l'abécédaire qui a été envoyé
avec le règlement.
Aucun accès ou livraison n'est possible en dehors de la période de location définie par le contrat.
La Ferme du Biéreau, par son personnel, se réserve le droit de mettre fin à l'activité et même d'imposer la
fermeture du site en cas de non respect du planning.
La Ferme du Biéreau aura la possibilité de vérifier les horaires auxquels le bâtiment aura effectivement été
ouvert/fermé par le locataire. En cas de dépassement d’horaire, une amende de 150€ TTC (hors champs TVA) sera
réclamée par demi-heure entamée, le montant dû sera prélevé sur la caution.
En cas de non respect des horaires, la Ferme du Biéreau se réserve le droit de ne plus louer la salle à l’organisateur
et d’éventuellement annuler toutes autres dates planifiées par la suite pour la même organisation.
Une sortie de la salle sans remise en route de l'alarme engagerait la responsabilité du locataire en cas de vol et
entrainerait une amende de 150€ TTC (hors champs TVA).
Lors de locations en soirée, le site doit impérativement être remis en état et évacué (aussi bien par le public que
par les organisateurs) avant 2h00 du matin. Par ailleurs, toute nuisance sonore est interdite après 1h00 du matin,
comme le stipule l'Article 36 du Règlement Général de Police Administrative de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-
Neuve.
Les locataires sont tenus de veiller au respect des normes concernant le calme et la tranquillité publique. Toute
personne est tenue de respecter le règlement général de police d'Ottignies-Louvain-la-Neuve à ce sujet, et
spécialement son article 84 concernant les tapages et rédigé comme suit :
Article 84 : Tapages
§1. Sans préjudice des dispositions légales, décrétales ou réglementaires aux pollutions par le bruit, sont interdits
tous bruits ou tapages diurnes causés sans nécessité légitime et qui troublent la tranquillité et la commodité des
habitants.
§2 Seront punis ceux qui se sont rendus coupables de bruits ou tapages nocturnes de nature à troubler la
tranquillité des habitants. Toute infraction à ces dispositions est passible d'une amende administrative de 60€ à 250€.
Le règlement général de police est consultable à cette adresse :
https://www.police.be/5275/sites/5275/files/attachments/RGPA%2027052014.pdf
Article 7 - Modalités de payement
Les modalités de payement sont mentionnées au contrat et (ou) la facture communiquée au locataire. Les
modalités suivantes sont en général d'application :
- La confirmation de toute réservation implique le versement au compte BE42 0015 9819 6854 de la caution prévue
au contrat.
- A défaut du versement effectif dans les 10 jours de la signature, l'ASBL pourra annuler la réservation.
- La caution sera restituée dans les 10 jours suivant la manifestation, sous déduction des frais non couverts par la
location.
- Le montant de la location sera versé au même compte, au plus tard 15 jours avant la manifestation ou à la date
d'échéance indiquée sur la déclaration de créance. En cas de non paiement de la facture dans les délais, la Ferme
du Biéreau pourra annuler la location. Dans ce cas, une indemnité de 75% du montant de la location restera due à
la Ferme du Biéreau.
Article 8 - Droits d'auteur
Tout locataire doit se conformer aux dispositions légales en vigueur, notamment en matière de droits d'auteurs
(s'adresser au bureau de perception de la SABAM (chaussée de Tirlemont, 75 à 5030 Gembloux)), en matière de
droit à l'image et de rémunérations équitables. La Ferme du Biéreau n'est pas en charge des démarches et du
respect de ces dispositions légales, et ne pourra donc pas être tenue responsable en cas de non-respect de celles-
ci.
Article 9 - Assurances et responsabilité
Le locataire est tenu de contracter une assurance « RC Organisateur - Dommages aux locaux » couvrant les
activités qu’il organise dans les locaux mis à sa disposition. Il produira une attestation de paiement de la prime y
afférente avant ladite occupation. Si cette attestation n'est pas fournie par le locataire, la Ferme du Biéreau ne
pourra pas en être tenue responsable et se réserve le droit de ne pas autoriser le locataire à occuper les locaux.
La Ferme ne pourra en aucun cas être tenue responsable de la perte, du vol, ou des dommages causés aux biens du
locataire durant la période de location.
Article 10 - Les interdits
La liste suivante reprend les principaux interdits qui se retrouvent de manière complète dans l’abécédaire de la
salle et qui demandent une lecture attentive de votre part :
- Utilisation de feu sur scène et de bougies dans tout le bâtiment;
- Suspension aérienne au grill ou à la charpente ;
- Utilisation de visses, clous, punaises et agrafes ;
- Fumer (cigarette électronique incluse) dans tout le bâtiment (y compris la loge, le foyer, les sanitaires, etc.) ;
- Cuisiner hors de l'espace cuisine ;
- Faire usage d'une friteuse ;
- Faire usage de barbecue ou de brasero dans la cour ;
- Nourriture dans la Faîtière (sauf configurations validées par le responsable des location de salles en amont de
l’activité) ;
- Manipulation du matériel technique outrepassant les modes d'emploi préconisés ;
- Dépassement des capacités d'accueil des salles ;
- Toucher, occulter ou débrancher le système de vidéosurveillance sous peine d'amende (toutes caméras
confondues) ;
- Les animaux sont interdits dans tout le bâtiment, à l'exception des animaux d'assistance. Merci d'évacuer dans les
plus brefs délais les animaux présents dans les infrastructures, et en cas de besoin les propriétaires récalcitrants. Le
propriétaire d'un animal d'assistance devra être en possession du Passeport Chien d'assistance, et le présenter à
l'équipe organisatrice sur demande.
- L’usage de feu ou de flamme nue est strictement interdit à la Ferme du Biéreau, même dans le cadre d’une mise
en scène. Par extension, les effets spéciaux à base de feu sont interdits à la Ferme (pétards, artifices...). Les
paillettes, confettis, bombes de peintures et autres effets du genre sont aussi strictement interdits. Les machines à
fumée ou à brouillard sont interdites. Tout déclenchement de l’alarme incendie dû à l’utilisation de fumée ou autres
entraînera le paiement d’un dédommagement de 200€ TTC (Hors champs TVA).
- Accès et parking dans la cour.
- Utiliser du papier collant fort qui serait susceptible d'écailler la peinture des murs et/ou des portes.
- Enlever des affiches déjà présentes.
Article 11 - Gestion des fumeurs
Le locataire est tenu au respect des dispositions suivantes :
- Il est strictement interdit de fumer à l'intérieur des locaux, qu'il s'agisse d'événement public ou privé ;
- Les occupants sont tenus d'utiliser le cendrier prévu à cet effet et placé à l'extérieur des locaux afin d'y recueillir
les mégots ;
- Le locataire s'engage à faire respecter l'interdiction de fumer à l'intérieur des bâtiments. Si la situation n'est pas
maîtrisée par l'organisateur de l'événement, le personnel de la Ferme du Biéreau se réserve le droit d'allumer la
salle durant l'activité et, éventuellement, d'en interrompre le déroulement ;
- L’ensemble des dispositions sur l’interdiction de fumer s’applique aussi aux cigarettes éléctroniques.
En cas de non respect de cet article, une amende de 200€ TTC (Hors champs TVA) sera réclamée.
Article 12 - Nettoyage
Le locataire a le choix de procéder lui-même au nettoyage de la (des) salle(s) et de la cour (le cas échéant, il doit se
munir de ses propres produits et matériel d'entretien selon les normes reprises dans l'abécédaire) ou bien de
demander ce service supplémentaire, moyennant le paiement du montant forfaitaire indiqué dans le contrat de
location. Quelle que soit la formule choisie, le locataire est tenu de procéder à la remise en ordre de la (des) salle(s)
occupée(s) et de ses annexes et de la cour le cas échéant. Les taches causées par des boissons ou aliments devront
être nettoyées à l'eau claire. Ces obligations s'étendent aussi au maintien en bon état de propreté des sanitaires
situés au premier étage ainsi que de la loge.
Au cas où il serait constaté que la remise en ordre précitée n'a pas été correctement effectuée, la somme de 130€
HTVA (21% de TVA) sera retenue sur la caution.
Article 13 - Mobilier, matériel technique
Le locataire est tenu de veiller à ce que les locaux, la cour, le matériel, les instruments et le mobilier mis à sa
disposition ne subissent aucune dégradation.
Hormis les endroits prévus à cet effet, aucun affichage ne peut être appliqué sur les murs (intérieurs et extérieurs)
par collage, punaises ou autres. Tout mobilier ou surface ou équipement abîmé cassé ou manquant sera facturé à
sa valeur catalogue au locataire. Ainsi, le matériel présent dans la salle des Voussettes se compose de : 2 câbles
mini jack, 1 télécommande pour le projecteur, 1 télécommande pour l'écran, 1 micro sans fil, 1 câble HDMI. La salle
de la Faîtière a pour matériel : 1 micro sans fil, 1 mini jack, 1 projecteur + télécommande, 1 câble HDMI, 1 écran.
Le matériel technique prévu pour l’activité dans le cadre du contrat devra être manipulé en respectant
scrupuleusement le mode d'emploi mis à la disposition du locataire.
Au cas où il serait constaté que la remise en ordre précitée n'a pas été correctement effectuée, une somme fixée
par la Ferme du Biéreau sera retenue sur la caution.
Outre les équipements, mobiliers, etc. appartenant à la Ferme du Biéreau, aucun stockage de matériel appartenant
aux locataires ne sera autorisé en dehors des périodes de location. Il en va de même pour les locations récurrentes :
il n'est pas possible de stocker du matériel dans les Ecuries entre deux locations.
Article 14 - Salles et configurations
Les capacités d'accueil des salles ont été établies par les services incendies responsables de la zone.
Pour des raisons de sécurité, il sera interdit d'accepter plus de personnes.
En cas d'accident dont l'origine est liée notamment au dépassement de la capacité admise, la responsabilité en
incombera au locataire.
Les Voussettes :
Cette salle a une capacité d'accueil de 110 personnes assises, 180 debout et est équipée de 110 chaises et 16
tables.
Les chaises doivent toujours être placées de manière à ne pas gêner les issues de secours et la circulation du
public.
Quel que soit le nombre de chaises placées, la capacité d’accueil est de 180 personnes maximum. Dans le cadre
d’une formule évènementielle avec la mise en place de mange-debout par exemple, la capacité d’accueil reste
limitée à 180 personnes et peut se voir diminuée si l’encombrement est important.
Il appartient au responsable des locations de salle de déterminer le nombre de personnes autorisées dans la salle
en amont de l’activité.
La Faîtière :
Cette salle a une capacité d'accueil de 60 personnes assises et/ou debout et est équipée de 60 chaises et de 9
tables.
La configuration de la salle devra être validée en amont par le responsable des locations de salle. Le personnel de la
Ferme du Biéreau se réserve le droit d’imposer tout changement de configuration s'il pense que les conditions
optimales de sécurité ne sont pas atteintes.
Article 15 - Procédure en cas d’incendie et/ou d’évacuation du site
Le locataire veillera à respecter la procédure en cas d’évacuation ou d’incendie détaillée dans l'abécédaire.
Les sorties de secours de la salle sont identifiées par des pictogrammes.
En cas d’alerte ou de déclenchement de l’alarme incendie, il est demandé au locataire de prévenir avec calme et
diligence le personnel de la Ferme du Biéreau (cf. numéro de garde repris dans l'abécédaire) qui mettra en route la
procédure ci-dessous.
Lors du déclenchement de l'alarme incendie, le locataire se chargera de l'évacuation sans délai du public et de
l'ensemble des intervenants présents. Ceux-ci doivent se rassembler au point de rassemblement (parking de la
place polyvalente) et attendre les instructions des services de secours ou du personnel de la Ferme s'ils sont
présents dans les locaux. Le responsable de la location devra se tenir à disposition des services de secours afin de
leur faire un point sur la situation.
Des moyens d'extinction sont à disposition du locataire (extincteurs, lances à incendie) et visible grâce à des
pictogrammes.
Article 16 - Sécurité
Les salles des Ecuries de la Ferme du Biéreau sont équipées d'un dispositif de vidéosurveillance. En cas de litige, les
autorités compétentes sont susceptibles de vérifier les images. Le locataire ne peut, en aucun cas, toucher, occulter
ou débrancher le système sous peine d'amende de 200€ TTC (hors champs TVA) (toutes caméras confondues).
Le locataire devra estimer si son activité et le public visé imposent la présence d'un service d'ordre/sécurité sur
place. Dans certains cas, les responsables de la Ferme du Biéreau pourront l'imposer. Ce service restera aux frais
de l'organisateur, et non de la Ferme !
L’ensemble des accès au bâtiment devra être contrôlé par des bénévoles ou professionnels en fonction de la
fonctionnalité de l’accès.
L'installation de matériel ou de décors par une équipe extérieure à la Ferme du Biéreau devra se faire de manière
professionnelle et selon les normes de sécurité en vigueur.
Pour le travail en hauteur, les travailleurs devront porter des équipements de sécurité adaptés.
L’implantation d'installations, dans le cas où cela serait validé par le responsable de location de salle, devra
notamment être prévue afin de garantir un accès à l’ensemble des bâtiments et installations par les pompiers. Les
installations devront répondre aux normes de sécurité en vigueur prévues pour celles-ci.
L’utilisation de la cour n'est envisageable que si le responsable des locations de la Ferme du Biéreau en a donné
l'autorisation. L'utilisation de la cour n’augmente pas la jauge autorisée sur le site qui équivaut à la jauge maximale
définie dans le contrat. Si leur présence a été autorisée par la Ferme du Biéreau, les installations temporaires
(foodtruck, cuisine de campagne) devront disposer de leurs propres moyens d’extinction ainsi que des personnes
formées à les utiliser mais ne seront autorisés qu'après validation du responsable location.
Aucune modification (démontage de prises, etc.) aux installations existantes ne peut être effectuée. Tout
manquement au présent article pourra être sanctionné par une amende de 150€ TTC (hors champs TVA).
Les salles sont équipées de sondes CO2 placées de façon fixe et de manière visible par chacun. Ces sondes
permettent de surveiller le taux de CO2. Pour aider la lecture, la sonde dispose d’un code couleur :
Vert : - de 900 ppm = situation normale ;
Orange : + de 900 ppm = il faut améliorer la ventilation (ouverture des portes et fenêtres...) ;
Rouge : + de 1200 ppm = une évacuation du public s’impose.
Article 17 - Promotion et billetterie
La location des espaces de la Ferme du Biéreau n'implique en aucun cas la prise en charge de la promotion de
l'activité et la gestion de la billetterie par notre équipe.
Lors de la mise en place de partenariats, veillez à signaler spécifiquement le nom de votre organisation et non celui
de la Ferme du Biéreau.
Lors de vos activités, il est primordial de préciser le nom de la salle dans laquelle votre événement a lieu
(Voussettes et/ou Faîtière) et pas uniquement La Ferme du Biéreau. Tout dérangement d'une autre activité se
déroulant dans une autre salle au même moment pourra être puni d'une amende de 150€ TTC (hors champs TVA).
Si vos partenaires vous demandent de mettre des totems, demandez-leur de vous les fournir car vous ne pourrez
pas utiliser ceux de la Ferme du Biéreau. Par ailleurs, nous ne stockerons pas vos totems donc n'oubliez pas de les
récupérer en fin de location.
En aucun cas les logo, site Internet ou numéro de téléphone de la Ferme du Biéreau ne peuvent figurer sur vos
affiches ou être mentionnés dans votre promotion.
L'affichage sauvage dans la ville de Louvain-la-Neuve pour la promotion de votre événement est interdit. Si vous souhaitez placer des affiches en ville, prenez contact avec la Gestion Centre Ville / service "Réseau d'affichage" (www.gcvolln.be).
Article 18 - Protocoles sanitaires
Le Locataire s'engage à respecter les protocoles sanitaires en vigueur au moment de la (des) date(s)
d'occupation(s) (par exemple, le port du masque obligatoire et/ou l'application du Covid Safe Ticket) et à les faire
respecter par ses invités/son public. En aucun cas, La Ferme du Biéreau ne pourra être tenue responsable à la place
du Locataire si ce dernier ne respecte pas les règles en application. Le Locataire s'engage, dès lors, à se tenir
informé des règles en vigueur via les sites https://www.info-coronavirus.be/fr et https://www.wallonie.be/fr. La
Ferme du Biéreau se réserve le droit de mettre en location ou non ses espaces selon le protocole en vigueur.